여러분은 ‘잠깐’이라는 낱말이 가리키는 적정한 시간은 어느 정도라 생각하시나요? “나 잠깐 화장실 좀 다녀올게”에서는 10-20분을 넘기진 않을 테고, “주가가 잠깐 조정을 받겠습니다”라고 할 때는 며칠에서 몇 주가 될 수도 있겠죠. 그렇다면 “우리 잠깐 회의 좀 할까?”라는 말을 들을 땐 얼마 정도를 예상하시나요? 부디 회의 하자는 말을 듣자마자 ‘오늘 하루 다 갔네’라며 맥이 탁 풀리는 분이 독자 중엔 없길 바랍니다. 🙏 사실은 유네스코도 회의가 정말 정말 많은 조직입니다. 회원국들의 의견을 일일이 조율하면서 다양한 사업 영역에서의 활동을 이어나가기 위해서는 일정 부분 불가피한 측면도 없진 않은 것도 사실이에요. 그렇다고 해서 마냥 손놓고 있을 수만은 없겠죠? 더 효율적이고 기민한 조직으로 거듭나기 위해 회의 개혁 방안을 찾고 있는 유네스코의 사례를 통해, 오늘은 독자 여러분도 각자의 회의 리모델링 방안을 한번 생각해 보는 건 어떨까요?

오늘의 뉴스레터 아이템

• [알쓸U잡] "잠깐 회의 좀 할까"라는 말이 무서우신가요
• [함께해요 세계기념일] 넬슨 만델라의 날 (7.18)

• 마이크로소프트가 2023년에 자사의 글로벌 서비스 사용 현황을 분석해 내놓은 Work Trend Index(업무 트렌드 인덱스)에 따르면, 직장인들은 전체 근무 시간의 57%를 회의, 이메일, 채팅 등의 커뮤니케이션 활동에 쓴다고 합니다. 문서나 데이터 작성 등을 포함한 실질적인 생산 활동에는 전체 업무 시간의 43%만을 할애한단 뜻이죠.
• 같은 보고서에서 설문에 참여한 응답자의 68%는 이러한 커뮤니케이션 활동 때문에 자신이 온전히 업무에 집중할 수 없다고 답합니다. ‘비효율적인 회의’를 업무 생산성을 해치는 가장 큰 요인이라 꼽기도 했죠. 참고로 2위는 ‘불분명한 목표설정’, 3위는 ‘너무 많은 회의’였어요.
• 뿐만 아니라 전체 응답자 3명 중 2명은 자신이 회의에서 빠지더라도 아쉬워할 사람이 없을 것이라 생각하고 있었어요. 이쯤 되면 더 잘나가는 회사를 만들기 위해, 더 효율적이고 생산적인 조직을 만들기 위해 반드시 바꾸어야 할 것 중 하나로 ‘회의’를 꼽는 것은 어쩌면 자연스러운 일처럼 보여요. 너무 많고, 너무 길고, 습관적으로만 열리는 것 같은 회의는 이제 좀 바꿔 보자는 거죠.

• 유네스코도 회의와 관련해서는 할 말이 많은 조직입니다. 유엔보다도 많은 194개국의 회원국 수, 교육·과학·문화·정보커뮤니케이션을 아우르는 방대한 사업 영역, 그러한 규모에 비해 상대적으로 빈약한 예산을 쪼개 써야만 하는 상황임을 감안하면 어쩔 수 없어 보이는 면도 있어요. 그럼에도 불구하고 이건 해도 너무하다는 의견도 적지 않습니다. 다른 국제기구들과 나란히 놓고 비교해 본 유네스코 비교조사 보고서(43 C/OEWG/2/INF.2)의 데이터를 보면 이는 더욱 분명해져요.
•  12일  총회와 함께 유네스코의 핵심 의사결정기구로 기능하는 집행이사회가 한 번의 회의에 평균적으로 소비하는 일수예요. 아래 표에서 볼 수 있듯 비교 대상 국제기구의 집행이사회(또는 이와 비슷한 기능을 하는 조직)의 평균 회의 일수보다 꽤나 높아요. 뒤를 잇는 국제노동기구(ILO)는 9일이고 유네스코를 제외한 비교 대상 기구들의 평균이 5.3일이니, 유네스코 멤버들은 이들 기구에 비해 두 배 넘는 시간 동안 회의실에 앉아 있는 셈이죠.
•  94건  유네스코 집행이사회가 한 차례 세션에서 평균적으로 검토하는 의제의 수입니다. 비교 대상 국제기구들에 비해 월등히 많아요. 논의해야 할 안건이 이렇게 많으면, 정작 하나하나를 깊이 있게 논의할 시간은 쪼그라들 수밖에 없습니다.
•  164개  유네스코 총회의 한 차례 세션에 평균적으로 접수되는 문서의 숫자예요. 별다른 안건도 없는데 그냥 열어야 할 것 같아서 여는 회의도 무섭지만, 이처럼 미리 공부해야 할 문서가 산더미처럼 쌓여 있는 회의도 무섭기는 매한가지예요. 자료의 양이 이렇게 많으니 검토할 인력도 많이 필요하고, 그럴 역량이 없는 국가들은 이를 빠짐없이 처리하기가 쉽지 않을 거예요.

• 더 효율적이고 의미 있는 회의를 만들기 위해 유네스코가 고민을 해 온 시간은 꽤 되었습니다. 2017년 제39차 총회에서 제안된 거버넌스 개혁 권고사항에도 회의 개혁 방안이 들어가 있었거든요. 그럼에도 불구하고 지난해 우즈베키스탄에서 열린 제43차 총회에서는 그간 이루어진 개선이 여전히 미진하다는 판단 하에  회의 기간과 의제 수, 사무국의 자원 배분을 근본적으로 재검토하기 위한  개방형 워킹그룹(Open-ended working group, OEWG)을 출범시켰습니다.
• 그런데 유네스코는 단지 ‘효율’만을 이유로 이러한 회의 개혁 방안을 추진하고 있는 건 아닙니다. 지나치게 늘어지거나 검토해야 할 자료가 많은 회의는 시간과 비용의 측면에서 볼 때도 낭비이지만, 그것이 결국 유네스코가 추구하는 ‘포용적 다자주의(inclusive multilateralism)’에도 지장을 주게 된다는 점에서 더욱 시급히 고쳐야겠다는 공감대를 형성한 거죠.
• 회의가 비대해질 때 가장 힘들어지는 쪽은 바로 인력이 부족한 소규모 국가의 대표단입니다. 우리나라와 같이 국가위원회의 규모도 크고 국제기구에 대한 관심도 높은 나라에서는 덜 와닿을 수도 있겠지만, 사실 유네스코의 군소 회원국 중에는 정부 부처 일부의 직원 몇 명으로 겨우 국가위원회를 꾸리는 경우도 적지가 않습니다. 이런 나라에서는 쏟아지는 문서를 미처 다 읽지도 못한 채 회의에 들어가야 하는 경우가 생길 수밖에 없어요. 유네스코의 지원이 더욱 절실한 국가들이 회의를 제대로 준비하지 못해 의견을 다 말할 수 없게 되는, 이러한 불합리성을 개선한다는 점에서도 이번 개혁 추진은 의미가 있어요. 잘 되어야만 하고요.

• 그래서 유네스코는 어떤 방식으로 회의를 바꿔보려 하는 걸까요? OEWG는 올해 총 6차례의 회의를 거쳐 오는 10월에 열릴 제225차 집행이사회에서 그 결과를 다룰 예정입니다. 그 뒤에도 논의를 이어가 최종안은 내년에 열릴 제44차 총회에 상정될 거예요.
• 지난 6월 22일에 열린 5차 회의를 통해 OEWG가 내놓은 권고안을 살펴보면, 의례적 요소를 간소화하고 장황한 발언을 제한하면서, 디지털화와 AI 등을 통해 효율을 끌어올리는 것을 검토해 보자고 제안하고 있어요. 다만, 효율 제고를 목적으로 무조건 회의 일수나 시간을 줄이고 보자는 식의 접근과는 분명히 선을 긋고 있습니다. 디지털화나 AI 사용 등이 회의의 생산성을 끌어올릴 거라는 기대는 분명 있지만, 그 과정에서 회원국의 참여권과 감독권, 정부간기구로서의 성격을 잃어버리는 일이 일어나서는 안 된다는 점을 특별히 강조했어요. 디지털 활용 측면에서 불거질 국가별 형평성 문제, 그리고 AI 사용 시 안전장치·품질보증·인간 감독권 문제도 간과해선 안 된다고 짚었습니다. 회의 시간과 빈도의 다이어트는 개혁의 결과로서 자연스레 발생하는 것이지, 그 자체로 개혁의 목표가 되어선 안 된다는 뜻이기도 해요.
• 총회와 집행이사회라는, 유네스코의 가장 중요한 두 의사결정기구의 역할 분담을 어떻게 할 것인지도 주요 관심사 중 하나입니다. 2년에 한 번 열리는 총회와 1년에 두 번 열리는 집행이사회가 결국 같은 안건을 중복 처리하는 경우가 많아 예산과 시간의 낭비 요인이 된다는 지적이 제기되어 왔는데요. 이참에 총회의 전략적 위상과 의장의 역할을 재정립하자는 내용도 이번 권고에 담겨 있어요.

• 누구나 비효율적인 회의에 진절머리를 치지만, 21세기 인공지능의 시대에도 우리는 그러한 회의로부터 쉽게 벗어나지는 못하고 있습니다. 그만큼 말은 쉽지만 실천은 어려운 게 바로 회의 다이어트가 아닐까 싶기도 해요. 별도 그룹을 만들어 ‘회의를 줄이기 위한 회의’를 여섯 차례나 열고 있는 유네스코의 모습을 봐도 이를 알 수 있어요.
• 2023년에 글로벌 전자상거래 기업 쇼피파이(Shopify)는 ‘유용한 뺄셈(useful subtraction)’이라는 이름의 과감한 회의 개혁 방안으로 전 세계의 시선을 사로잡은 적이 있는데요. 이 회사는 프로그래밍된 봇을 회사 내부망에 풀어 직원들의 캘린더에 잡혀 있는 3인 이상이 참석하는 정기회의를 한번에 모두 삭제해버렸어요. 프로젝트를 주도한 회사 최고운영책임자는 이를 통해 1만 명의 직원들이 돌려받은 시간이 32만 2천 시간에 달하며, 이는 신규 직원 150명을 더 뽑은 것과 맞먹는다고 자랑했죠. 그러면서 직원들에게는 “2주 동안은 아무 회의도 다시 넣지 말고, 다시 넣을 때는 정말 그게 필요한지 깐깐하게 따져보라”고 주문했습니다.
• 유네스코에도 이런 과감한 조치가 필요할까요? 단언컨대 무조건 그렇다라고 말할 수 있는 사람은 아무도 없을 겁니다. 효율을 높이고 낭비를 줄여 회계장부의 숫자를 개선하는 일도 중요하지만, 유네스코라는 국제기구는 그 어떤 경우에도 ‘아무도 뒤처져선 안 된다’라는 책임을 쉽게 내려놓아선 안 되는 조직이기 때문입니다. 유네스코식 뺄셈은 과감하되 사려깊어야 하고, 신속하되 세세한 디테일도 챙겨야만 합니다. ‘회의를 줄이기 위한 회의’를 이토록 열심히 열고 있는 것에는 바로 이런 이유가 있습니다. 이 고민의 목표는 결국 ‘이윤’이 아니라 ‘함께의 가치를 더 잘 실현하는 일’일 테니까요. 유네스코는 이 만만찮은 일을 해낼 수 있을까요? 더 나은 회의를 위한 고민이 여러분의 머릿속에도 있었다면, 유네스코의 회의 개선 프로세스에도 계속 관심을 기울여 보세요.

• 27년: 만델라가 아파르트헤이트에 맞서다 감옥에서 보낸 세월이에요. 로벤 섬의 독방에서도 그는 평등과 자유에 대한 믿음을 잃지 않았답니다
• 67분: 만델라의 날에는 누구나 67분 동안 봉사나 선행을 실천해 보자는 캠페인이 펼쳐져요. 만델라가 인류의 자유와 평등을 위해 헌신한 67년의 삶을 기리며, 우리도 작은 행동으로 더 나은 세상을 만드는 데 동참하자는 뜻이랍니다
• 1993년: 만델라가 아파르트헤이트의 평화적 종식을 이끈 공로로 노벨평화상을 수상한 해예요. FW 드클레르크 남아공 대통령과 공동 수상했답니다